Was passiert heute mit Anrufen nach Feierabend?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an – 20 Minuten, unverbindlich.
Auch nach Feierabend erreichbar.
Ein digitaler Telefon-Assistent nimmt Anrufe außerhalb Ihrer Sprechzeiten an, erfasst das Anliegen und legt es als Notiz im richtigen Vorgang ab. Ihr Team ruft gezielt zurück.
Anruf 19:42 · Beispiel
„Bei uns im Keller steht Wasser.“
Anruferin, Gartenweg 7, Rückruf erbeten
ObjektGartenweg 7–9
AnliegenWasser im Keller
Rückrufab 08:00 gewünscht
Vorgangangelegt
Notiz: Anruferin meldet stehendes Wasser im Gemeinschaftskeller, Ursache unbekannt, Fotos folgen per Mail. Rückruf morgen früh erbeten.
Rückruf planenVorgang öffnen
Kennen Sie das?
Anrufe zu jeder Zeit
Mieter und Eigentümer rufen an, wenn es ihnen passt – nicht zu Ihren Sprechzeiten.
Unvollständige Nachrichten
Auf dem Anrufbeantworter fehlen Name, Objekt oder Rückrufnummer.
Rückrufe ohne Kontext
Wer zurückruft, weiß oft nicht, worum es ging.
So funktioniert's
1
Anruf annehmen
Außerhalb der Sprechzeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind.
2
Anliegen erfassen
Name, Objekt, Anliegen und Rückrufwunsch.
3
Notiz im Vorgang
Direkt beim richtigen Objekt abgelegt.
4
Gezielt zurückrufen
Ihr Team startet den Tag mit vollständigen Informationen.
Praxisbeispiel
Ein Anruf am Abend – Rückruf am Morgen
Beispielablauf. Ihr Team greift an genau einer Stelle ein: bei der Freigabe.
19:42
Anruf außerhalb der ZeitenDer Assistent meldet sich als digitaler Assistent und nimmt das Anliegen auf.
19:46
Notiz im VorgangObjekt erkannt, Anliegen und Rückrufwunsch erfasst.
08:00
Rückruf mit KontextIhr Team weiß, worum es geht, bevor es anruft.
Was sich ändert
Kein Anruf geht verloren
Jedes Anliegen ist erfasst und zugeordnet.
Bessere Rückrufe
Mit allen Informationen, ohne Nachfragen.
Entlastete Sprechzeiten
Routinefragen sind vorbereitet, bevor das Telefon klingelt.
Häufige Fragen
Wissen Anrufer, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen?
Ja. Der Assistent stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs klar als digitaler Assistent vor.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nein, erfasst wird nur das Anliegen als schriftliche Notiz – auf Wunsch mit vorheriger Einwilligung des Anrufers.
Brauchen wir eine neue Telefonnummer?
Nein. Ihre bestehende Nummer leitet außerhalb der Zeiten an den Assistenten weiter.