Wie viele Versammlungen stehen bei Ihnen dieses Jahr an?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an – 20 Minuten, unverbindlich.
Das Protokoll ist fertig, bevor Sie zuhause sind.
Aus der Aufnahme der Versammlung oder Ihren Stichpunkten entstehen Protokoll, Beschlussliste und Versand-Entwurf. Sie lesen gegen und geben frei.
ETV WEG Isarstraße 12 · Beispiel
Protokoll-Entwurf · 14 Seiten
Erstellt 21:05, 25 Minuten nach Ende der Versammlung
Tagesordnungspunkte9 erfasst
Beschlüsse6 gefasst, 1 abgelehnt
Nachfragen2 offene Punkte
Beschlusssammlungvorbereitet
TOP 4 – Fassadensanierung: Die Gemeinschaft beschließt, drei Vergleichsangebote einzuholen. Abstimmung: 18 Ja, 3 Nein, 1 Enthaltung …
Protokoll prüfenVersand vorbereiten
Kennen Sie das?
Abende voller Nacharbeit
Nach der Versammlung beginnt die eigentliche Arbeit: Notizen ordnen, Protokoll tippen.
Beschlüsse gehen verloren
Was genau wurde beschlossen? Die Beschlusssammlung hinkt hinterher.
Wochen bis zum Versand
Eigentümer warten lange auf das Protokoll – und fragen nach.
So funktioniert's
1
Aufnehmen oder notieren
Mit Zustimmung der Anwesenden aufnehmen – oder einfach Stichpunkte mitschreiben.
2
Protokoll entsteht
Gegliedert nach Tagesordnung, mit Abstimmungsergebnissen.
3
Beschlüsse übernehmen
Jeder Beschluss wird für die Beschlusssammlung vorbereitet.
4
Prüfen und versenden
Sie lesen gegen, geben frei – der Versand an alle Eigentümer ist vorbereitet.
Praxisbeispiel
Eine Versammlung – vom letzten TOP bis zum Versand
Beispielablauf. Ihr Team greift an genau einer Stelle ein: bei der Freigabe.
20:40
Versammlung endetAufnahme und Notizen werden hochgeladen.
21:05
Protokoll-Entwurf liegt vorGegliedert nach Tagesordnung, Beschlüsse markiert.
Nächster Tag
Gegenlesen am VormittagZwei offene Punkte geklärt, Freigabe erteilt.
Nächster Tag
Versand an alle EigentümerBeschlusssammlung aktualisiert, Aufgaben angelegt.
Was sich ändert
Freie Abende
Das Protokoll schreiben Sie nicht mehr – Sie prüfen es.
Lückenlose Beschlüsse
Die Beschlusssammlung ist immer aktuell.
Zufriedene Eigentümer
Das Protokoll kommt in Tagen statt in Wochen.
Häufige Fragen
Ist eine Aufnahme der Versammlung erlaubt?
Nur mit Zustimmung der Anwesenden. Alternativ arbeitet der Agent mit Ihren Stichpunkten – das Ergebnis ist ebenfalls ein vollständiger Entwurf.
Wer ist für das Protokoll verantwortlich?
Weiterhin Sie. Der Agent liefert einen Entwurf, Sie prüfen und unterschreiben.
Hilft der Agent auch bei der Einladung?
Ja. Tagesordnung und Einladung lassen sich aus offenen Vorgängen und Anträgen vorbereiten.