Wie viele Rechnungen landen bei Ihnen jede Woche auf dem Tisch?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an – 20 Minuten, unverbindlich.
Rechnungen geprüft, bevor sie gebucht werden.
Der Agent liest eingehende Rechnungen, ordnet sie Objekt und Auftrag zu, gleicht Beträge ab und legt sie Ihrer Objektbetreuung zur Freigabe vor. Gebucht wird danach wie gewohnt.
Rechnung eingegangen · Beispiel
Rechnung Nr. 2026-1184 · Spenglerei [NAME]
Reparatur Dachrinne · 1.240,00 €
ObjektIsarstraße 12
AuftragVorgang vom 02.10. gefunden
Betragpasst zum Angebot
HinweisAnfahrt doppelt berechnet?
Vorschlag: Rechnung zur Freigabe an die Objektbetreuung. Rückfrage an die Spenglerei zur Anfahrtspauschale vorbereitet.
Zur FreigabeRückfrage senden
Kennen Sie das?
Stapel ohne Zuordnung
Welches Objekt? Welcher Auftrag? Jede Rechnung muss erst zugeordnet werden.
Fehler fallen spät auf
Doppelte Positionen oder Abweichungen vom Angebot werden oft erst bei der Abrechnung bemerkt.
Freigaben per Zuruf
Wer hat die Rechnung geprüft? Das ist selten dokumentiert.
So funktioniert's
1
Rechnung kommt an
Per Mail oder Scan – der Agent liest alle Angaben aus.
2
Zuordnung
Objekt, Auftrag und Dienstleister werden erkannt.
3
Abgleich
Beträge und Positionen werden mit Angebot und Auftrag verglichen.
4
Freigabe
Die Objektbetreuung gibt frei – danach geht alles sauber in Ihre Buchhaltung.
Praxisbeispiel
Eine Rechnung – vom Eingang bis zur Freigabe
Beispielablauf. Ihr Team greift an genau einer Stelle ein: bei der Freigabe.
09:10
Rechnung per MailPDF der Spenglerei landet im Postfach.
09:11
Agent ordnet zuObjekt und Auftrag gefunden, Beträge abgeglichen.
09:11
Auffälligkeit markiertAnfahrt möglicherweise doppelt berechnet.
10:30
Geklärt und freigegebenKorrektur erhalten, Rechnung zur Buchung übergeben.
Was sich ändert
Weniger Fehler
Abweichungen fallen auf, bevor bezahlt wird.
Schnellere Buchhaltung
Rechnungen kommen fertig zugeordnet an.
Saubere Freigaben
Wer was wann geprüft hat, ist dokumentiert.
Häufige Fragen
Bucht der Agent selbst?
Nein. Er bereitet vor und prüft. Gebucht wird weiterhin in Ihrer Buchhaltung.
Welche Rechnungsformate werden gelesen?
PDF, Scans und E-Rechnungen.
Was passiert bei Auffälligkeiten?
Der Agent markiert sie und bereitet auf Wunsch eine Rückfrage an den Dienstleister vor.