Wie viele Mails liegen heute bei Ihnen?
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Alltag an – 20 Minuten, unverbindlich.
Anfragen-Flut im Griff. Jeden Morgen.
Der Posteingangs-Agent liest jede Mail von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, ordnet sie dem richtigen Objekt zu und legt eine Antwort bereit. Ihr Team prüft und gibt frei.
Eingegangen 07:12 · Beispiel
„Bei mir ist ein Wasserfleck an der Badezimmerdecke …“
Mieterin, 2 Fotos im Anhang
ObjektIsarstraße 12
EinheitWhg. 3.2
KategorieSchaden · dringend
Vorgangangelegt
Entwurf: „Vielen Dank für Ihre Meldung. Ein Installateur meldet sich heute bei Ihnen für einen Termin …“
Freigeben & sendenBearbeiten
Kennen Sie das?
Montags 80 ungelesene Mails
Bevor der Tag beginnt, ist er schon verplant. Wichtiges geht zwischen Rückfragen unter.
Immer dieselben Fragen
Hausgeld, Schlüssel, Abrechnung – die Antworten stehen in Ihren Unterlagen, das Suchen kostet trotzdem Zeit.
Wer kümmert sich darum?
Mails liegen in mehreren Postfächern. Der Stand eines Vorgangs ist für niemanden sichtbar.
So funktioniert's
1
Mail kommt an
Aus Ihrem bestehenden Postfach – Sie ändern keine Adresse.
2
Agent ordnet zu
Objekt, Einheit, Absender und Anliegen werden erkannt.
3
Agent bereitet vor
Antwort aus Ihren Unterlagen, Vorgang im System, bei Bedarf Handwerker-Anfrage.
4
Sie geben frei
Ein Klick – versendet wird aus Ihrem Postfach, abgelegt bei Ihren Dokumenten.
Praxisbeispiel
Ein Wasserschaden – von der Mail bis zum Termin
Beispielablauf. Ihr Team greift an genau einer Stelle ein: bei der Freigabe.
07:12
Mieterin meldet WasserfleckMail mit zwei Fotos an das Verwaltungspostfach.
07:13
Agent erkennt Schaden, dringendObjekt und Einheit zugeordnet, Vorgang angelegt.
07:14
Entwürfe liegen bereitAntwort an die Mieterin und Anfrage an den Installateur.
08:02
Objektbetreuerin gibt freiEin Klick, beide Mails gehen raus.
09:30
Termin stehtRückmeldung des Installateurs landet im Vorgang, die Mieterin wird informiert.
Was sich ändert
Schnellere Antworten
Mieter und Eigentümer bekommen am selben Tag eine fundierte Rückmeldung.
Ruhigere Tage
Ihr Team prüft Entwürfe, statt jede Mail von Grund auf zu schreiben.
Klarer Stand
Jede Anfrage hat einen Vorgang, jeder Vorgang einen Status – für alle sichtbar.
Häufige Fragen
Müssen wir eine neue Mailadresse einführen?
Nein. Der Agent liest Ihr bestehendes Postfach, zum Beispiel in Microsoft 365. Für Mieter und Eigentümer ändert sich nichts.
Woher kennt der Agent die richtigen Antworten?
Aus Ihren eigenen Unterlagen: Teilungserklärung, Beschlüsse, Hausordnung und Ihre Stammdaten. Was er nicht belegen kann, markiert er für Ihr Team.
Was passiert mit sensiblen Daten?
Ihre Daten bleiben bei Ihnen: verarbeitet in Deutschland, nie für KI-Training genutzt. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.
Können wir klein anfangen?
Ja. Typisch ist ein Start mit einem Postfach und einer Handvoll Objekte. Ausbauen können Sie jederzeit.